巧用 Access 和 Excel 实现对高校招生数据的处理

办公自动化因其管理流程的信息化和工作流程 的自动化等特性，在提高政企等单位的办公效率办 公质量和实现科学管理与科学决策辅助方面发挥了 重要的作用。根据教育部2003年“运用现代信息技 术手段，建立招生信息化管理与服务平台”的要求， 各级招生主管部门和高校加快了全面实现远程录取 的进程。“全国普通高校招生管理系统”在实现远程 录取中发挥了关键的作用，但也存在一些不足。以 “院校子系统基本2012版”为例，因其采用的是DBF 类型的数据库，处理与统计数据相对繁琐，在完成考 生录取工作后，系统缺乏相关录取信息的直观统计 功能，无法直接获得后续工作所需要的统计信息。对 DBF数据库处理不熟练的招生工作人员，通过综合 利用简单易懂的Access和Excel等办公自动化软 件，可轻松实现对招生数据的处理，大幅提高工作 效率。

1数据处理统计需求分析

高校在完成高考远程录取工作后，需要马上对 招生数据进行统计处理，以便对本轮次录取中的专 业招生计划进行优化调整；即时向考生公布各专业 录取缺额和录取控制线，为多批次征求志愿的考生 提供志愿填报指导。
2院校子系统基本版(2012)数据库分析

在目前各高校使用的“院校子系统基本版”中， 在完成录取数据上传后，可导出如图1所示的录取 数据。提高工作 效率。

1数据处理统计需求分析

高校在完成高考远程录取工作后，需要马上对 招生数据进行统计处理，以便对本轮次录取中的专 业招生计划进行优化调整；即时向考生公布各专业 录取缺额和录取控制线，为多批次征求志愿的考生 提供志愿填报指导。
2院校子系统基本版(2012)数据库分析

在目前各高校使用的“院校子系统基本版”中， 在完成录取数据上传后，可导出录取 数据。

在这些数据文件中，T_TDD(投档单)库中包含 了被录取考生的大部份信息，通过连接查询其他相 关数据表，可得到完整的录取考生信息。需要连接查 询数据文件分别为T_JHK(计划库）、TD_DQDM(地 区代码）、TD_KLDM (科类代码）、TD_MZDM (民族代 码）、TD_XBDM (性别代码）、TD_ZZMMDM (政治面貌代码冤等，其他数据表可视具体要求添加，需要新 建的是院校部门专业数据库。

3 利用 Access 生成完整考生信息库

新建一个Access文件，将上文提到的数据库逐 一导人，如图2所示。


为使在生成的完整考生信息库中，考生的录取 专业体现文理分科，我们需要在T_TDD与T_JHK 库中分别新建一个文本类型的key字段。该字段数 据由两个原表中的kldm与zydh字段合并而成，并 各新建一个更新查询用于生成相关数据，新建查询 的方法相同，如图3、图4所示。

分别执行两个更新查询，使T_TDD与T_JHK 两个表中的key字段获得数据。

再新建一个查询，用于T_TDD与T_JHK、 TD_DQDM 尧 TD_MZDM 尧 TD_XBDM 尧 TD_ZZMMDM 各 表的连接，直接获得完整考生信息库，如图5所示。

在生成完整考生信息库后，应用Excel进行数 据处理。

4.1新建一个Excel文件，将完整的考生信息库的 数据导人。为更好地区分统计数据，省内和省外的数 据放在不同工作表中，并新建招生情况统计表与录 取控制线统计表，如图6所示。

4.2构建招生情况统计表与录取控制线表的基本 架构，并导人招生计划等相关数据(如图7、图8所示)。 4.3利用Excel函数实现数据处理与统计 4.3.1使用SUMPRODUCT函数实现录取人数的 统计

在招生情况统计表中，利用SUMPRODUCT函 数判定各类别的录取人数，实现方法如下。

以对省内文史类录取人数的统计为例，我们需 要统计“省内完整考生信息”表中，科类代码为“1” (代表文史类冤且专业名称和“招生情况统计表”专业名称一致的数据。实现方式为院SUMPRODUCT((省内 完整考生信息！ $U$2U$2989="r)*(省内完整考生 信息!$I$2I$2989=C5)*1)，其中U字段为科类代码。

同理，使用SUMPRODUCT((省内完整考生信息! $U$2U$2989="5")* (省内完整考生信息！ $I$2I $2989=C6)*1)的方式统计理工类的录取数据。并用 相同的方式完成对省外的数据处理，并在总计栏使
用SUM函数汇总招生情况统计表数据（如图7所 示冤。

4.3.2 使用 MAX、MIN、AVERAGE 等函数嵌套 IF 函数实现录取控制线的统计

在录取控制线表中，为了区分文、理分数控制线 的统计，需在“完整考生信息”表中新增“文科考生专 业”和“理工考生专业”两个字段。使用IF函数对这两个字段进行数据生成,方法为IF(U2="r’，I2，"")袁其 中U字段为科类代码袁1代表文史类袁I字段为专业 名称;同理使用IF(U2="5"，I2，"")生成理科“理工考生 专业”字段数据，其中5代表理工类。

以文史最高分为例，在“录取控制线表”中，使用 MAX、MIN、AVERAGE等函数嵌套IF函数统计文理 科各专业最高分、最低分与平均分。实现方法为
MAX(IF(省内完整考生信息！$FB$2FB$2989=C5,省 内完整考生信息！ $K$2K$2989)),其中省内完整考 生信息FB字段为上文中的“文科考生专业”,省内 完整考生信息K字段为学生成绩字段。同理，可用 MIN、AVERAGE等函数嵌套IF函数统计文理各专 业最低分与平均分，结果如图9所示。