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标题: 培训学校创新之路之第四节培训管理系统中的信息流分析 [打印本页]

作者: admin 时间: 2017-4-10 12:46
标题: 培训学校创新之路之第四节培训管理系统中的信息流分析
第四节培训管理系统中的信息流分析
一、信息流的特点
这里所说的特点，主要是指与前面叙述过的培训活动中的信息流以及培训控制活动中的信息流相比较，培训管理系统中的信息流所具有的一些特点。

(一）结构与范围特点
从培训活动的历史发展形态上来看，培训活动的组织及其信息流动的结构经历了从简单到复杂的过程，这与一般的系统的演变过程是完全一致的。
最简单最基本的培训活动是单纯的培训活动，任何培训，无论何等复杂，都必然包含着单纯的培训活动，否则就不能冠以培训二字。
从系统角度看，系统是元素（构成系统的单元）和元素之间关系构成的结构所形成的，那么，单纯的培训活动所形成的系统最为简单，它有两个元素：培训者与受培训者，二者之间的关系由培训内容信息流构成，即培训内容信息单向地由培训者流向受培训者，这种系统的结构如图1一2 — 4一1所示。

随着人类社会的发展，无意中发生的培训活动的作用与价值迩渐被人们所认识到，所以开始有意地进行培训活动。这时，为了使事先打算好的培训过程得以顺利开展，就得对培训对象（即受培训者）进行控制，以使其建立起适于受培训的良好状态。所以，有意的培训活动往往带有培训控制活动，这种就产生了培训控制系统，抽象的培训控制系统（即只考虑该系统中用于培训控制的信息，而不考虑其培训内容信息）如图1 一 2 — 4 一 2所示。
就培训实践中的例子来说，单纯的培训活动系统最简单但又最普遍，从人类社会产生之日开始，凡是能产生培训作用的活动所构成的都是这种系

统。而培训控制系统则只能存在于有意的培训活动中，历史上民间自发形成的各种私学就属于培训控制系统。
培训控制系统中，培训者也是控制者，而受培训者则是受控制者。换句话说，在这种系统中培训者是不受管理和控制的。但是，随着社会的发展，培训并没有停留在以培训者个体劳动为主要形式的简单的控制系统水平上，而发展成为以集体协作劳动为主要形式的大规模的社会活动，这时的培训系统已发展成一种更复杂的体系：培训管理系统。它与培训控制系统不同的特点在于，不仅仅受培训者是受控制者，而培训者（教师）也成为受控制者，而控制者则由专门的管理者担任。其结构如图1一2 — 4一3所示。
由图1一2 — 4一3可见，管理者分别控制着培训者和受培训者，而受培
训者则分别被培训者和管理者控制。在这种系统中，培训者要教什么内容及怎样教，都不是完全由他自己决定的，而是受管理者制约的。显然，这种系统反映了培训活动的高度社会化和受控制性，是社会高度发展的产物。现在的培训机构——学校，是这种系统的典型例子。在学校里，学生是受培训者，教师是培训者，而校长及各级行政干部则是管理者。
随着国家、城邦等大规模社会系统的出现，在培训方面也产生了大范围的培训管理系统。与一般的培训管理系统的不同之处在于，大范围培训管理系统中，培训机构从整体上（即当做系统的一个元素）作为被管理对象，而管理者则由相对独立的专职培训管理机构来担任。这种系统的结构如图1 —2 —4 —4 所示。

由图1 — 2 — 4 — 4可见，培训机构可以从社会接收状态信息，比如社会对毕业生的评价，社会对人才需求的特点等等。据此，培训机构可以在一定程度上调节自己。而培训管理机构则分别从社会和培训机构接收状态信息，然后再向培训机构发出调节信息以控制其状态。实际上，我国的国家培训部和各省市教委就属于培训管理机构，而各类学校则是典型的培训机构。
这里顺便指出，我们这种按控制信息类型（调节信息、状态信息）及其流向来绘制管理系统的方法，使系统中各元素的地位十分醒目易辨。比如，哪个元素的状态信息接收得多，就处于控制者地位。例如，在图1 — 2 — 4 — 3 中，只有“管理者”接收两根状态信息流，因而它处于支配地位。而哪个元素接受的调节信息多，就处于最受支配地位。例如，在图1一2 — 4一3中“受培训者”接收到两根调节信息流，因而他的地位是最受支配的。
还应当指出的是，上述几种系统类型都是从信息类型与流向结构角度抽象出来的。如果是现实的系统，从本书所划分的几种类型上看则是由繁向简逐级包含的。也就是说，对于某个实际系统，如果可以把它抽象成控制系统，那么它必定同时也能抽象成单纯培训系统；如果能抽象成管理系统，那么必定也能抽象成控制系统；大范围培训管理系统也必定包括了培训管理系统在内，等等。
(二）信息类型特点
在信息类型上，培训管理系统与单纯培训系统及培训控制系统相比都
有一些特点。
单纯培训系统中流动的主要是培训内容信息，而培训管理系统中流动的是培训控制信息。
培训控制系统中流动的主要是即时信息，如音乐、语言、表情、动作等等，而培训管理系统则以延时信息为主，如各种文件、报表等等。我们研究培训管理系统中的信息流，也主要是研究对这种信息的处理与加工。
二、培训管理系统中的信息类型
本节讨论的是培训管理系统内部，有哪些信息类型，而不是一般意义上的信息分类，因为后者本书在前面已经充分地讨论过了。
在管理系统内部，按不同的分类依据分类，就会得出不同的分类结果。
(一）按信息内容分类
这里所说的信息内容，是指信息所描述的客观事物。在培训管理系统中按此标准分类有三种信息：关于人的信息、关于物的信息、关于财（货币）的信息。
在培训管理系统中，关于人的信息非常重要。关于人的信息有教师的档案、考核结果、学生的档案等等；还包括各种关于人的统计材料，如现有人
数，调出人数，调入人数，各层次职称的人数、年龄结构等等。
关于物的信息主要是关于固定资产与设备的信息，如关于设备类型与状况的信息，关于场地、房屋的信息等。
关于财的信息主要是关于以货币为计量单位的经费的使用、来源及现状等信息，在商品经济的社会环境中，关于财的信息常常受到人们的重视。
(二）按信息的时间特性分类
信息的时间特性指信息内容的现实性。按此标准可把信息分为现实信息与历史信息。
现实信息是关于当前情况的信息。例如，新下达的命令必须马上执行，新出现的问题必须马上处理。反映这些命令和问题的都是现实信息。
历史信息的内容不是关于现时代的，而是关于过去某一时刻的。例如，历史上曾召开过的几次教职工代表大会的情况、学校发展史等，关于这些内容的信息都是历史信息。
信息的时间特性不同，对它的加工与传递要求也不同。对于现实信息，要求传递准确、迅速、处理及时。对于历史信息，则要求保存完好、便于检索，其中保存完好主要是指不散失、不失真（保护其真实性％而便于检索则主要是指在需要时能迅速找到，这就要在整理和排序时多花功夫。
(三）信息类型与管理系统中的元素
笔者之所以按上述两个标准对信息分类，其意义在于，不同类型的信息需要不同的加工。由于培训管理系统在本质上就是一种信息加工系统，因此对于不同的信息类型，在培训管理系统中就有相应的元素。
例如，对应于关于人的信息，其管理系统中专门处理这种信息的元素有人事处、学生处；对应于关于物的信息，有设备处、房产科；对应于关于财的信息，有财务处等等，而对应于现实信息，有办事员等等专职的传递者，对于历史信息，有档案员等专职的保存者；此外，对应于管理系统对信息的外部加工（即对外部信息的加工％有文书一类的职务，对应于信息的内部加工 (即对内部信息的加工，主要指大脑内部的信息的加工％则有领导人一类的
职务等。
由于管理系统本质上是信息加工系统，所以从信息类型角度可以方便地分析管理系统的结构和元素。
三、信息流分析与优化
(一）信息流分析
对管理系统进行信息流分析就是对管理系统中的信息的流动、加工、转换的各个环节及其相互关系进行分析，并画出信息流程图，根据流程图研究现行管理系统中的信息流的存在问题，并设法改进之。
信息流分析是一种技术性很强的工作。一般说来，管理系统所处理的事务是多种多样的，因而信息流的流向结构也是多种多样的。在信息流分析时，为了简单明了，一般都是先以某一具体事务为单一处理对象，对其进行信息流分析，然后再把对各具体事务的处理过程综合起来，就成为管理系统的总体信息流程。
根据分析时抽象程度的不同，信息流程图分为环节流程图、加工流程图、关键路线图（简称CPM图）三种，下面分别介绍。
1.环节流程图
环节流程图的具体性最强，它主要表示对信息进行处理的各个具体环节以及完成这些环节的具体机构和职务。
(1)符号
为了使图清楚明了，需要规定一些简化符号。
表示具体事物，如人、事件等，圈内可写上事物的名称，如
(学生)
表示取出信息或信息流向，箭头尾部表示信息的来源，箭头
表示信息的流动方向，如，
还可注明流动的信息类型或内容，如：
——0—/表示流动的信息为“命令％。
表示外界，即在所考虑的系统之外的不必标明的事物，往往与其他符号连在一起使用。例如，与“取出信息”符号连在一起使用，即表示信息来自外界：
__^表示信息保存，即转化成档案信息保存备查。其中图内可写上保 \J存信息的执行者，如单位与职务等。例如，
表示由教务保存信息。而
表示从档案中取出信息。
表示对信息进行内容加工，即表示人们在大脑内对信息内容进行思考后得出结论，包括讨论、核对、制定计划、决策等管理行为。圈内可写明担任此任务的单位或职务，如
表示对信息进行形式转变，方框中可写明转变前后的信息形式， Gj)圈内可写明进行这种转变的单位或职务，例如：

表示由文书把口语信息转变成书面信息，如制成文件等等。
表示信息的传递，可写明执行此任务的单位或职务。例如"
——文书 -
表示由文书传递信息。
(2) 环节流程图举例
这里，为了说明环节流程图的画法，笔者举两个例子。
第一个例子是评定教师职称的环节流程图（图1一2 — 4一5)。此图描述的是高等学校中评定教师职称的环节流程。从教师个人提出评职申请、提供材料，一直到职称评定结束为止。
(3) 学生考试与升级环节流程图（图1一2 — 4一5)。此图描述的是高等学校中学生从参加考试到升级或留级的环节流程图。
2.加工流程图
上述环节流程图只反映管理系统中信息流动的各个具体环节之间的关系，而加工流程图则着重描述各环节上信息加工的时间，从而为改进和优化信息流程结构提供基础。
(1) 符号
为了图示的简洁，首先规定一些符号（仅仅作为例子，在实际上可以根据需要自行规定）。

<〇>思考丨丨讨论 ◊写作_0—印刷
\/整理保存看、读、查找丨丨传达
(2) 画图方法
为了简洁，首先把各个加工环节的执行单位的文字名称用字母表示。比如，用A表示“教务处”等。然后，即可利用上述符号，根据已画好的环节流程图转画加工流程图。流程图画好后，为了检查阅读的方便，可以对各个加工环节按顺序编上号码。
下面是根据学生考试与升级环节流程图转化的加工流程图（图1一2 — 4 一6)。以此作为例子说明一下其画法。

首先，对图1 一2 — 4一6中各执行任务单位规定代表符号：
A:教务处；B:教师；C:学生；D:系办公室；E:文书。
然后，利用规定的制图符号画图。
最后，对各个加工环节按顺序编上号码。
至此，加工流程图即画好了（图1一2 — 4一7)。

有一点需说明的是，对于每一个加工环节（比如第4个加工框#所表示的意思是，只有所有箭头指向它的信息都到达后，其加工活动才能开始，比如对于第四个框（图1一2 — 4一7中的#只有第二框与第三框的信息都到达后，才能开始本框的工作。明确这一点非常重要，因为由此可以计算整个管理系统的信息加工速度和分析其中的薄弱环节。
下面解释一下图1一2 — 4一7中各加工环节的意义。
首先，教务处A查找工作计划安排表（第1框#判断是否应当发出考试通知（第2框），然后发出考试通知，教师即开始查找试题库中的材料（第3

框！并且按考试要求，（来自第2框的信息）开始出试卷（第4框，这是写作性质的操作，因而使用了写作符号！题目出好后，交给文书打印（第5框！文书打印成试卷后，一部分由教务处存档保存（第R框！一部分试卷交给学生考试（第7框，学生考试是思考与写作过程，因而用了写作符号！试卷答好后，由教师评卷（第9框，这是一个判断过程，因而用了思考符号！评卷过程中要参考标准答案（第8框！因而用了查找与阅读符号。教师评好的卷子与分数一方面由教务处存档（第10框！一方面讨论学生是升级还是留级 (由教务处讨论，第12框！讨论中还要查阅学校关于学生升留级的规章（第 11框！讨论结果一方面由教务处存档保存（第13框！一方面由系办公室传达给学生本人（第14框！
(3) 加工流程图的用途
首先，可以估计各环节的信息加工时间。加工流程图中，不同的信息加工工作是用不同的符号来表示的。这样做的意义在于，不同的信息加工工作，其工作速度是不同的。比如对于同样信息量（用b*即“字节”表示），一般来说，写作的时间要长于思考，印刷的时间要长于传达的时间等等。由于图中用不同的符号来表示不同的信息加工环节，因而可以醒目地表示出哪个环节上信息加工的时间较长。这就为改进信息流程提供了依据。
第二，可以计算各单位或职务的工作总量。由于加工流程图中各单位或职务用统一的惟一性符号来表示（例如对于图1一2 — 4一7来说），“教务处”这一单位无论出现在何处，皆用“A”代表之。因此可以把各处同一符号的信息处理量加在一起，就求出了该单位或职务在流程中的信息处理量。例如，在图1一2 — 4一7中，“教务处”单位的工作量为第1、2、6、10、11、12、13 各框的信息加工量之和。当然，对于同样的信息量来说，加工类型不同（比如“思考”与“传达&，工作量也不同，但这可以很容易地用加权解决。
第三，可以寻找需改进和加强的环节。一般来说，管理系统中的信息流结构是很复杂的，其中有一些是对整个系统的信息流动速度有重大制约作用的关键环节。我们可以利用加工流程图来寻找这些关键环节以便加强之，从而改善整个管理系统的信息流动效率。
尽管实际的信息流动结构很复杂，但最基本的结构只有两种：串联和并联。
串联是按一个环节接一个环节的顺序进行的加工流程，并联是两个或两个以上的加工环节同时进行的加工流程。并联与串联的结构如图1一2 — 4一8与图1一2 — 4一9所示。

对于并联结构，整个系统的信息加工速度等于各环节中最慢环节的加工速度。因此，对整个系统起制约作用的关键环节就是最慢的加工环节。例如在图1一2 — 4一8中，第4框（讨论）工作要等第2框（思考）与第3框（写作）的工作完成后才能进行，如果第2框与第3框的工作同时开始（即在第一框查找资料完成之后），由于思考的速度比写作的速度要快，所以要等待第3框的工作。这样，加快第3框的工作速度，可以提高整个系统的信息；但如果去加强第2框的工作速度，却对整个系统的加工速度无提高作用。所以，第3框就是应当加强的关键环节，应当设法加强其信息处理能力，比如选用有能力的人员担任该职务、配备先进的技术设备等等。
对于串联结构，它的一个重要特点就是各个环节的信息加工量（bit)都相等，因为没有支路流入和流出信息。由于在串联结构中信息是从一个环节加工完成后即传递到下一个环节上加工，所以，如果各环节的信息加工速度不一样，信息就会在最慢速度的环节上积压。例如，在图1一2 — 4一9所示的流程中，最慢的环节是第3框（写作），信息往往会在这一环节上积压。因此，加强这一环节，就能提高整个系统的信息加工速度，所以它是应当加强的关键环节。
第四，计算整个系统的信息加工时间。评价管理系统时，信息加工时间是一个重要指标。一般来说，信息加工时间越短（在信息加工量和加工深度不变的情况下），系统越优。而计算管理系统的信息加工时间可以根据其加工流程图求得。
按照上面的分析，最基本的信息流动结构只有串联与并联两种。因此无论多么复杂的系统，其实都是由串联和并联复合而成的。因此，人们可以按串联与并联结构的信息加工时间特性来求出整个系统的信息加工时间：即当遇到串联结构时，各环节的信息加工时间总和即为该结构的信息加工时间，当遇到并联结构时，其中最慢的支路上的信息加工时间为该结构的信息加工时间。而对于不影响后继环节的支路，其信息加工时间可以不计（例如图1一2 — 4一10中第6框）。
下面以图1一2 — 4一10为例说明一下整个系统的信息加工时间的计算过程：第1框为5天，从第1框到第4框之间为两个环节并联（第2框、第3 框），其中最慢的环节为第3框，故计算时以它的信息加工时间为并联结构的加工时间，为7天。第4框开始到第7框为串联结构，中间串联的环节是第5框，故该结构的信息加工时间为第4、第5、第7框的时间之和，即1 + 6 + 1 = 8天。而第6框为不影响输出的支路，故不计算其信息加工时间。这样，该系统的信息加工总时间为5 + 7 +1 + 6 +1 \ 20天。
在计算时，各环节上的加工时间可以按“信息量/加工能力”的公式估出，其中“加工能力”的单位为每天加工的信息量（bit)。例如，设某环节的信息加工能力为10万b*/天，如果有100万b*的信息量需加工，则该环节上所需的加工天数为：100/10 = 10天。
第五，转换成CPM图。在加工流程不复杂的情况下，利用加工环节流程图就可以寻找出应当改进和加强的环节。但是，如果信息流程十分复杂，仅仅利用加工流程图就难以直观地找出应当加强和改进的环节。这时，就要制出CPM图，利用该图来寻找关键环节。而在已有加工环节流程图的情况下，就可以方便地转化出CPM图。
3. CPM 图
CPM的中文译名为关键路线法，是一种以标注各加工环节所需时间为主的工序流程图。这种图在研究和改进工作进度方面有非常广泛的应用，也非常适用于研究和改进管理系统中的信息加工流程。
(1) CPM图的绘制
① 基本符号
CPM图的基本符号只有三个：
/即实箭头，它表示一种工序。比如，就信息加工流程来说，思考、
写作等等都可以用实箭头表示。
0称为节点，它表示被加工物的一种状态，当两个节点用实箭头连接起来后，即表示被加工物通过一道加工工序，从一种状态转变成另外一种状
态。例如，对于
如果其中的实箭头表示“写作”，那么第一个节点就是原始资料，第二个节点是写成的文稿。
_>称为虚箭头，它不表示加工工序，但表示两个节点间存在着
先后关系，例如，
O >0
表示只有第一个节点所表示的状态形成后，才会有第二个节点所表示的状态。
② 绘图规则
第一个规则是，对于任何节点（即状态）来说，只有与其连接的所有到达箭头（即各工序）的工作完成后，才能进行节点后面的工作（表示为箭头& 例如，对于图1一2 — 4一11，只有工序《、/3、7三种工序都结束后，才能开始工序A、工序B。
第二个规则是，为了求解（即寻出最关键工序）的方便，可以在节点上标明序号，在实箭头上标明加工工序名称及所需时间（见图1 一2 — 4一 12)。

第三个规则是，两个节点（即状态）之间，只能以一工序（用实箭头表示) 相连接。例如，图1 一2 — 4一 13是错误的CPM图，因为两个节点之间的箭头多于一条（实际为三条）。为了解决这个问题，可以用虚箭头改画成图1一 2 — 4一 14的样子。
第四个规则是虚箭头的用法。它可以用来分离某个工序所不影响的但又有前后顺序关系的状态。比如，图1 一2 — 4一 15所示的CPM图中，有一点与实际信息加工流程不符：工序B实际上只依赖工序H(即H完成后

即可开始工序B)，但从图上看，却似乎工序B还依赖工序L，为了表达得与实际流程相符，可以利用虚箭头，画成图1一2 — 4一16所示的图形。

③ 信息加工流程的CPM图举例
为了下面叙述的方便，现给出一个信息加工流程的CPM图的例子（图 1 一2 — 4一 17)。

在图1一2 — 4一17中，大写字母表示各个节点（即状态#实线箭头上的数字是该箭头所表示的工序的完成时间（天数#同时，为了后面讲述求解方法时简便明了，图中略去各实箭头所表示的工序的名称。
(2) 求解方法
CPM图所表示的是各工序之间的承接关系，即一些工序必须完成之后才能开始另一些工序。所以，CPM图的求解就是寻找工作时间最长的一条工序链。找出这样一条工序链的意义在于，只有缩短这一条工序链的时间，整个加工系统的工作时间才能得以缩短。否则，如果只是缩短其他工序的完成时间，可能会对整个系统的工作时间无影响（这意味着没有达到缩短整个系统的工作时间的目的）。这样一条工作时间最长的工序链（由一些有承接关系的工序所组成的链条）就是所谓的关键路线。
对于图1一2 — 4一17表示的CPM图，从起点P出发，经过许多工序后，到达终点F，所表示的是管理系统中对信息的各加工工序之间的关系，到达终点即表示对信息的加工全部完成。
如果单纯从CPM图本身来看，从起点P到终点有许多条路线可走，比如，P—A—D—F是一条路线，P—B—E—F又是一条路线，P—A—C—F又是一条路线，P/B—C/E—F也是一条路线……。但是，最花时间的一条路线（即路线上各实箭头所标数字之和最大）是哪一条呢？对此，我们可以给出如下解法。这个解法，对于较简单的CPM图，可以用手算求出；对于复杂的CPM图，可用计算机求出。
首先，从起点P开始，其最邻近的可以向前走到的点有两个：A点、B 点，其中，到A点的距离（表示加工工序所花的时间）为1，到B点的距离为
4。所以，在这两条路中到B点最远，我们把这个距离记为B[P，4]，意思是从P点到B点的距离最长为4(见图1一2 — 4一17)。
然后，考虑A点，从P点到A点的路线有两条，一是从P点直接到A 点，距离为1，一是经过B点到A，走法为P—B—A，距离为4 + 2 = 6。所以，第二条路线最远，我们记为A[B，6]，意思为从P点到A点的最长距离须经过B点，距离为6。同样道理，从P点到C点也有不止一种走法，其中最长的走法为经过B点到C，路线为P/B/A/C，距离为6 + 4 = 10。与此类似，对于D点、E点、直到F点，都用查看邻近处最长距离加上到本点的最长距离的方法求出与起点P的最长距离来，依次标记在图上（见图1一2 — 4一 17)。
求最长路线即关键路线的第二步是这样的：先从CPM图（已经经过上述过程且标记好的）的终点开始，例如对于图1一2 — 4一17,则从F点开始，查看标记F[D，15]的括号中的邻近最远点（离起点最远点）标记（即其中的 “D”号，确定为D点，然后再根据标记D[C，14]去查看C点，再从标记C[A， 10]去查看A点，从标记A[B，6]中去查看B点，从标记B[P，4]中判断B点可直达起点P。然后把查看过的点从起点开始依次连接起来，就是从起点到终点的关键路线，在本例中，关键路线为P—B/A/C/D—F。这时， CPM图的求解过程结束。
(3) CPM图的应用
① 寻找需改进的工序
只有关键路线上的工序的时间缩短，才会使整个管理系统的信息加工时间缩短。所以，如果有一定的资源可以利用来加强某个工序（即缩短该工序的加工时间），首先应查看在关键路线上有哪些工序。例如，在上例中，关键路线上的工序共有五个：P/B，B/A，A/C，C/D，D—F。
其次，如果可利用的资源非常有限，不能对关键路线上的所有工序都加以改进，那么就选择其中“缩短时间/投入费用”最大者加以改进，即选择投入少而缩短时间多的工序来改进之。比如，就上面的例子来说，同样投入5 万元，如用在改进P/B可缩短一天加工时间，用在改进A—C可缩短两天加工时间，所以应投入在改进工序A—C上，这样可以以最小的投入，最多地缩短整个管理系统的信息加工时间。
② 抽离资源工序的选择
在CPM图中，关键路线上各工序加工时间之和，在所有的从起点到终点的各路线中，所需时间最长。这就是说，非关键路线上的各工序会提前完成，然后要等待关键路线上的工序，只有关键路线上的工序完成之后，整个管理系统对信息的加工才会完成。这意味着，非关键路线上的各工序如果比关键路线上各工序所需时间少得很多，是不必要的和无意义的，换句话说，花在使非关键路线上的工序缩短加工时间的投入是一种浪费。因此，可以从非关键路线的工序上抽出一定的资源去支援关键路线上的工序。
具体地说，可以考虑先从加工时间很短，而与其并联的关键路线上的工序的时间比其长很多的工序上抽离资源。比如在图1一2 — 4一17中，B—C 只需1天，而与其并联的关键路线上的工序A—C却要长达4天，因而可以先考虑从B—C这道工序上抽离一部分资源去改进关键路线的工序。
其次，应当先从“增加加工时间/抽离资源”值较小的工序上抽离资源，因为在这些工序上抽离资源对增加其加工时间的影响不太大。
③ 平衡各路线的时间
在CPM图中，既然有加工时间最长的关键路线，也就有加工时间最短的路线。从上面的分析已经看出，最短路线上的投入有浪费现象，因为在这条路线上加工时间的缩短不能缩短整个管理系统的信息加工时间，只是白白地等待关键路线上的工序。而且，对于一个实际的管理系统来说，最长时间路线与最短时间路线相关越多，投入分配越是不合理，即浪费越严重。
因此，应当利用CPM图不断地把资源从最短时间路线上的工序中抽出来加强关键路线上的工序，这样，通过这种平衡，最短时间路线就会由于资源不断被抽离而不断使加工时间变长，最长时问路线（即关键路线）就会由于资源不断地投入而使其加工时间不断地缩短，直到最长时间路线与最短时间路线的时间相差不多。这时，对管理系统的各信息加工环节的投入分配就变得合理了。
在这种平衡过程中，需要不断地求最长时间路线与最短时间路线。最长时问路线的求法前面已经介绍过，而最短时间路线的求法在实质上也与最长时间路线的求法相同，只要把其中的标记最长时间变为标记最短时间即可，这里不再详叙。
(二）优化原则
对于管理系统中信息流分布的调配（如果实际上允许这样调配的话）以使其合理化这一工作，笔者称之为信息流分布的优化。一些较为具体的优化方法已经在前面讲述加工流程图和CPM图时介绍过了。这里，笔者只介
绍信息流优化的一般性原则。
有一点需注意的是，在信息加工流程图和CPM的应用中笔者介绍的主要是用增加投入或减少投入的资源的方法来提高或降低某个加工环节上的工作速度，以使整个管理系统中各加工环节的工作速度的搭配达到合理化，即主要是资源（人、财、物）在各加工环节上的分配的优化问题。而这里所讲的则主要是对信息流的调配（即控制各环节上的信息流量）的优化问题。
1. 集中化原则
即如果管理系统中某个环节上信息加工速度特别快（如人员能力强，配备先进的设备等％就应当设法把能够在这一环节上加工的信息都集中于这个环节上来加工。比如，大学的计算中心一般设备优良，就可以把其他部门需手工慢慢整理的数据集中到计算中心来完成，这样有利于提高整个管理系统的信息加工速度，从整体上提高工作效率。
2. 分流原则
如果管理系统中某个环节上信息加工速度特别慢，造成大量的信息积压，就应当在条件允许的情况下把信息适当地分流到其他环节上一些，以减轻这一环节的工作量，从整体上提高管理系统的信息加工速度。比如，教务处常常有大量的信息需等待处理，影响了其他部门的正常工作，白白地等待。如果适当地分流一些信息到各系去处理，就会从整体上加快学校的工作效率。
3. 少环节原则
在条件允许的情况下尽可能减少信息的加工环节，取消一些可有可无或意义不大的信息加工环节。这样不仅仅是为了节约资源，减少投入，更主要是因为加工环节越多，信息在管理系统中流动速度越慢，这就降低了管理系统的工作效率。此外，信息的加工环节越多，其内容越容易失真，即产生不希望的内容改变。比如，领导对某事件的指示原本是“适当处理'经过几个人传递到下级执行部门，就往往变成了“严肃处理”了，这就是由于加工环节多而产生的失真。无疑，失真对管理系统是非常有害的。所以，无论是从提高信息的加工速度还是从减少失真的角度来考虑，都应当尽可能减少信息加工环节。
3快于物流原则
指信息的流动速度要快于相应的物质流动。这里所说的物质，是物质材料如设备、仪器、也指人的各种物质行为，如从事某种工作等等。在管理系统中，主要有两种流：信息流与相应的物流。这里之所以用“相应的”是因为信息流都是伴随物流而产生的，其内容是反映物流的。比如，因为学校中有学生（物流（所以才有相应的学生档案、成绩记录（信息流（在一般情况下，物流要慢于信息流，因为物流要求条件较多，成本高，而信息加工处理的速度较快。所以对于一个正常的管理系统，我们不允许信息流比物流还慢，比如，材料与设备都到齐了，就仅仅一个文件上图章还没盖就开不了工；学生的学习早已结束了，就因为毕业证没填写好而毕不了业，不能走上工作岗位；这些情况都是不允许的，因为这完全是人为的浪费。一个信息流比物流还慢的管理系统是一个完全失败的系统，因为它失去了管理与指导的功能，蜕变成了一个阻碍物流的系统。所以在设计管理系统时，一定要对比一下信息流与物流的流动速度，优先保证信息流的畅通。
5. 尽可能不影响物流的原则
尽可能不要因为信息流的不到位而迫使物流发生改变。比如，人们为了取得某种信息而出差、停止物质操作而开会、还有上述的因为等待信息而停止物质操作等等，从本质上说都是因为信息流的水平低而影响了物流的操作。造成这种情况的原因有两个方面。一是社会的技术水平的制约，比如，古代的一封传递军事情报的信息，要好几天才能送达军事指挥者手中，所以采取相应的军事行动（这种行动在本质上可以看作是物质操作）往往因为信息流的速度慢而滞后很长时间；而在当前的手机、传呼机、计算机网络时代，信息的传递速度空前提高，这样，由于信息传递而耽搁的物质操作时间已经大大缩短。二是管理水平因素，如果管理不当，造成信息传递渠道不畅和效率低，也会使信息流的速度大大地降低。在这两个因素中，技术水平因素有一定的稳定性，只能随着社会的进步渐渐提高。因此，在提高信息流速度方面，改善管理水平是一个见效较快的方法，所以值得重视。

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